Как избежать проблем с Битрикс24: как аудит бизнес-процессов экономит ресурсы команды и приводит к целям бизнеса

Аудит, или предпроектное исследование, представляет собой детальный анализ текущих процессов, а также сбор требований к новой системе. Он необходим как для компаний, которые только начинают использовать CRM, так и для тех, кто уже применяет ее на практике. Аудит помогает адаптировать систему к потребностям бизнеса, выявить узкие места, «болевые точки» и заранее найти решения для их устранения.

• Сбор требований: мы фиксируем задачи по автоматизации бизнес-процессов, настройке интерфейсов, интеграциям и созданию отчетов.
• Анализ текущих трудностей: исследуем «узкие места» в рабочих процессах, выявляем аспекты, вызывающие сложности у сотрудников.
• Согласование концепта: заказчик знакомится с КЦП, вносит необходимые корректировки, и мы финализируем проект. На этом этапе становится понятно, какие именно процессы требуют автоматизации и адаптации в Битрикс24.

КЦП не только отражает все детали проекта, но и служит техническим заданием с описанием задач, этапов, сроков и возможных рисков. Этот документ становится основой для дальнейших этапов и помогает избежать недопонимания в процессе внедрения.

• Подготовка к аудиту: менеджер передает аналитику информацию от клиента, включая ключевые задачи CRM и особенности работы. Менеджер назначает удобное для клиента время аудита.
• Аналитическое исследование: на встрече мы изучаем процессы компании и собираем требования к системе. Аналитик задает вопросы для уточнения, как сотрудники представляют идеальный сценарий работы в CRM.
• Согласование концепта: заказчик знакомится с КЦП, вносит необходимые корректировки, и мы финализируем проект. На этом этапе становится понятно, какие именно процессы требуют автоматизации и адаптации в Битрикс24.

Зачем нужно предпроектное исследование? Многие компании считают, что их внутренние процессы типичны для всей отрасли, и не видят смысла в аудите, особенно если подрядчик уже работал с Битрикс24 в аналогичных проектах. Однако, как показывает практика, у каждой компании есть уникальные особенности в работе, которые могут существенно повлиять на успех внедрения. Универсальная схема настройки CRM не всегда подходит даже для бизнеса с похожей спецификой.

• Напрасные траты ресурсов. Без детальной настройки CRM под нужды компании, внедренная система вряд ли будет эффективно поддерживать процессы, и вложенные ресурсы могут оказаться потраченными впустую.
• Потеря времени. Скорость критична, особенно в условиях импортозамещения или срочной замены систем. Пропуск аудита может привести к тому, что процесс автоматизации затянется.
• Ошибки в настройке Битрикс24. Если специфика компании не учтена, есть риск получить систему, работающую неэффективно. Это может вызвать недовольство сотрудников, снизить их продуктивность и даже привести к отказу от системы.

Результат — необходимость дополнительных вложений в корректировку настроек, что ведет к избыточным расходам. Качественный аудит — основа успешного внедрения.

Компании, которые хотят использовать Битрикс24 не просто для хранения данных, а для автоматизации процессов, нуждаются в предпроектном исследовании в 95% случаев. CRM-систему используют не только для работы с клиентами и сделками, но и для управления проектами, внутренних коммуникаций, документооборота и интеграции сторонних приложений.

Если компания планирует использовать систему как внутренний мессенджер или для новостных рассылок, достаточно одной-двух встреч для анализа. Но если речь идет о средней или крупной компании со сложной структурой и необходимостью разграничить доступы, полный аудит крайне желателен.

Цель аудита — оптимизация процессов компании для повышения их эффективности.

• 1. Получение доступа к CRM. Если требуется, подписывается соглашение о конфиденциальности (NDA).
• 2. Анализ настроек и процессов в CRM. Мы исследуем существующие настройки и процедуры.
• 3. Уточнение информации. Задаем дополнительные вопросы для детального понимания.
• 4. Отчет с рекомендациями. В течение 3 рабочих дней предоставляем отчет с предложениями по улучшению.

Результат аудита — комплекс рекомендаций, направленных на устранение выявленных проблем в CRM-системе, что сделает ее действительно полезной для вашей компании, сотрудников и клиентов, а также будет способствовать росту ваших доходов.

Для максимальной эффективности аудита важно, чтобы заказчик передал менеджеру проекта всю необходимую информацию заранее. Лучше, если вы направите документы с описанием задач и текущих процессов за несколько дней до первой встречи. Мы подготовим материалы, которые помогут максимально быстро погрузиться в детали проекта.

• Полное соответствие КЦП задачам клиента;
• Понятные и четкие ответы специалистов на вопросы заказчика;
• Подробное описание этапов, сроков и логики работ;
• Разумная стоимость услуги, зависящая от объема проекта.

Мы понимаем, что каждая компания уникальна, и подходим к каждому проекту индивидуально. Убедитесь, что ваша CRM работает на максимальной мощности, а процессы в компании оптимизированы для достижения лучших результатов. Закажите профессиональный аудит бизнес-процессов для уверенного старта с Битрикс24 — свяжитесь с нашими специалистами, и мы поможем вам сделать систему эффективным инструментом для вашего бизнеса!